Aktuelle Projekt-Informationen

1. Projekt-Info

Zu Beginn wurde folgende Projektorganisation installiert:

Das Projekt ist in 5 Teilprojekte untergliedert:

  • Teilprojekt Grundvermögen: in diesem Teilprojekt werden insbesondere die Erfassung und Bewertung der Grundstücke und Gebäude bearbeitet, aber auch der beweglichen Vermögensgegenstände.
  • Teilprojekt Haushalt und Finanzbuchhaltung: in diesem Teilprojekt werden alle neuen kaufmännischen Instrumente für die Haushaltsplanung und für den Betrieb der Finanzbuchhaltung bearbeitet.
  • Teilprojekt Recht & Organisation: in diesem Teilprojekt werden organisatorische Instrumente erarbeitet, die für einen effektiven und effizienten kaufmännischen Betrieb der Finanzabteilung und der Gesamtorganisation notwendig sind.
  • Teilprojekt IT: in diesem Teilprojekt wird die neue Finanzsoftware Navision 2016 (Nav 16) eingerichtet, zusammen mit der Arbeitsstelle IT der Landeskirche und dem Rechenzentrum ECKD Kigst GmbH.
  • Teilprojekt Bisherige Umsteigen: in diesem Teilprojekt werden die bisher auf die kaufmännische Buchhaltung umgestellten Kirchengemeinden bearbeitet, insbesondere hinsichtlich der erstmaligen Eröffnungsbilanzen und der Jahresabschlüsse.

In den o.g. Teilprojekten wurde für die noch nicht umgestellten Kirchengemeinden folgende Arbeitspakete initiiert und bearbeitet:

  • Erfassung und Bewertung der Grundstücke und Gebäude
  • Organisierung der Vor-Ort-Inventuren im Kirchenkreis, den Kirchengemeinden, dem Kitawerk, dem Regionalzentrum und dem Friedhofsverband
  • Inventur- und Bewertungsdokumentation
  • Mandanten und Rechtsträger
  • Kostenstellen und Sachkonten
  • Neue Haushaltsstrukturen für die zukünftigen Mandanten
  • Neue Haushaltspläne
  • Organisation der Finanzabteilung
  • Prozessbeschreibungen
  • Aufgabenverteilungsplan für die Finanzabteilung
  • Nutzungsberechtigungen für die neue Finanzsoftware
  • Einrichtung der Haushaltspläne
  • Erstellung der Eröffnungsbilanzen und der Jahresabschlüsse für die bereits umgestellten Kirchengemeinden.

Auch wenn bereits zahlreiche Erfahrungen zur Einführung der kaufmännischen Buchführung in der Kirchenkreisverwaltung bestehen, sind noch viele Einzelfragen in allen Teilprojekten zu klären.

Die Umstellung der restlichen Kirchengemeinden soll zum 01.01.2022 erfolgen. Der Start der externen Begleitung des Projektes war durch die Corona-Krise schwierig, da zunächst keine Vor-Ort-Termine möglich waren. Nunmehr erfolgt die Beratung über das Videokonferenz-System „Jitsi“. In vielen Arbeitsgruppensitzung konnten so schon bereits einige Arbeitspakete abgeschlossen werden.

Die externen Berater hoffen aber, bald wieder vor Ort sein zu können, da das persönliche Gespräch oft notwendig ist, um eine gute Beratung zu gewährleisten und Fragen zu klären.

Anfang Februar erhalten die Kirchengemeinden, das Kitawerk, das Regionalzentrum und der Friedhofsverband Unterlagen und Anweisungen zur Durchführung der Vor-Ort-Inventuren zur Erfassung des beweglichen Vermögens inklusive der Kunst- und Kulturgegenstände. Da für die erstmalige Erfassung eine Wertgrenze von 1.190,-- € brutto von der Nordkirche festgelegt wurde, hält sich der Erfassungsaufwand aber in Grenzen, auch da nur die Anschaffungen der letzten 10 Jahre relevant sind.

Im Februar werden wir einen Plan zur Einbindung und Schulung der Kirchengemeinden und der weiteren Mandanten erarbeiten und in der nächsten Projekt-Info veröffentlichen.

Im Downloadbereich auf dieser Doppik-Seite werden spezielle Informationen zum Doppik-Projekt veröffentlicht:

  • Grundlagen zum kaufmännischen Rechnungswesen: hier finden Sie die jeweiligen Gesetze und Verordnungen der Nordkirche.
  • HH-Planung: hier werden wir Hinweise zum neuen Haushaltsplan und zum Planungsprozess geben.
  • Finanzbuchhaltung: hier werden alle Erneuerung in der Finanzbuchhaltung, die für die Kirchengemeinden und weiteren Mandanten relevant sind, bekanntgegeben.
  • Neue Formulare: hier werden neue Doppik-Formulare zum Downloaden bereitgestellt.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Georg Mohr
Projektleiter


2. Projekt-Info

Informationen und Schulungen für KGR, Ehrenamtliche und Mitarbeitende in den Gemeindebüros

Folgende Informationen werden wir für diese Zielgruppe erarbeiten:

1. Neue Begrifflichkeiten zur Doppik
2. Grundlagen zur Doppik
3. Grundlagen zum neuen Haushaltsplan

Diese Dokumente werden hier auf der Doppik-Homepage in der nächsten Zeit bis zum Sommer 2021 sukzessive zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus werden wir im Herbst 2021 die Kirchengemeinden / Gemeindebüros über die verwaltungstechnischen Veränderungen zur Doppik informieren. Folgende Themen werden wir dazu u.a. aufbereiten:

  • Änderung der Bankkonten
  • Neuer Anordnungs-Stempel
  • Abwicklung / Abrechnung der Handkassen
  • Verfahren zur Auslagenerstattung
  • Verfahren für Vorschüsse
  • Neue Vordrucke im Downloadbereich ab 1.1.22
  • Wegfall der Inventarisierung vor Ort
  • Neue Zuständigkeiten in der Kirchenkreisverwaltung.

Im Rahmen der Vorstellung der neuen Haushaltspläne im Herbst 2021 werden wir neben den o.g. Grundlagen zum neuen Haushaltsplan die jeweiligen Details vorstellen.

Folgende Schulungen sind dann für diese Zielgruppe vorgesehen:

  • Grundlagen der Bilanz: ab 01.06. 2022
  • Grundlagen des Jahresabschlusses: ab 01.06. 2023

Die endgültigen Termine richten sich dann nach den jeweiligen Erstellungsterminen der erstmaligen Eröffnungsbilanzen und des ersten kaufmännischen Jahresabschlusses.

Sofern weitere Themen für Sie relevant werden sollten, werden wir Sie hierüber in den nächsten Projekt-Infos informieren.

Nienburg, den 22.02.2021

gez. Georg Mohr


3. Projekt-Info

Begriffsdefinition

Unter der Rubrik „Begriffsdefinitionen“ finden Sie nunmehr eine Übersicht mit den Begriffen des kaufmännischen Rechnungswesens, wie sie in der Rechtsverordnung (KRHhFVO: siehe auch Downloadbereich) veröffentlicht wurden.

Wir werden aber ergänzend hierzu noch eine Übersicht mit den wichtigsten Begriffsdefinitionen erstellen, in der dann auch noch die jeweiligen Abkürzungen und die „alten“ kameralen Begriffe enthalten sind.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Nienburg, den 30.03.2021

gez. Georg Mohr


4. Projekt-Info

Glossar:
Wie angekündigt, haben wir nunmehr eine weitere Übersicht unter der Rubrik „Begriffsdefinitionen“ abgelegt: „Doppik-Glossar“.

Hier finden Sie zu den wichtigsten Begriffen zum kaufmännischen Rechnungswesen und sofern vorhanden, den bisherigen kameralen Begriff.

Projektfortschritt:

Das Projekt hat jetzt Fahrt aufgenommen! In den Teilprojekten arbeiten wir derzeit an vielen Konzepten, die sowohl für die Einführung wichtig sind, als auch für einen guten Verwaltungsbetrieb wichtig sind:

  • Belegablage
  • Konventionen zur Eingabe von Debitoren und Kreditoren
  • Haushaltsrichtlinie
  • Kontierungsrichtlinie / Kontierungshilfe
  • Prozessbeschreibungen zu den jeweiligen Haushaltsplanungen
  • Bewertung von Forderungen
  • Mandantenstrukturkonzept
  • Digitale Ablagestrukturen.

Bis Mitte Mai wird die neue Finanzsoftware NAV16 durch die Arbeitsstelle IT (AIT) der Landeskirche auf der Grundlage des Mandantenstrukturkonzeptes eingerichtet, so dass im Sommer mit den Haushaltsplanungen begonnen werden kann.

Bis dahin werden wir dazu auf dieser „Doppik-Seite“ die neuen HH-Strukturen darstellen und erläutern.

Verwaltungsintern finden derzeit Grundlagenschulungen zum kaufmännischen Rechnungswesen statt.

Die Inventuren vor Ort sind nun abgeschlossen („Vielen Dank dafür!“), so dass jetzt die Daten in die Anlagenbuchhaltung eingegeben werden können.

Demnächst beginnen dann die jeweiligen Softwareschulungen, die durch die AIT durchgeführt werden.

Außerdem wurde das Teilprojekt „Kindertagesstättenwerk“ eingerichtet. Hier wird die Zusammenarbeit zwischen der Kirchenkreisverwaltung in Schleswig und dem Kitawerk in Flensburg im Hinblick auf die Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens und des neuen Kindertagesstättengesetz (KiTaG) geregelt.

Soweit zum derzeitigen Projektstand.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Schleswig, den 13.05.2021.2021

gez. Georg Mohr


5. Projekt-Info

Projektfortschritt:

Neben der Fortschreibung der Konzepte und Richtlinien werden im Projekt nunmehr die Haushaltsplanungen vorbereitet.

Hierzu wurden durch die Arbeitsstelle IT der Landeskirche die neue Haushaltsstrukturen eingerichtet:

  • Mandanten: in der kameralen Buchführung waren das die „Rechtsträger“
  • Rechtsträger (Rtr) oder Teilhaushalte (THH): sofern eine Kirchengemeinde neben dem eigenen (Teil-) Haushalt noch einen Friedhof und / oder einen Kindergarten hat, werden diese einzeln hier abgebildet. Sie werden dann in einem Ergebnishaushalt zusammengefasst.
  • Kostenstellen: wie schon kameral, werden Orte der Kostenentstehung in verschiedenen Kostenstellen abgebildet.
  • Sachkonten: die kameralen Haushaltsstellen werden in der kaufmännischen Buchführung in Sachkonten abgebildet.

Die Haushaltssachbearbeiter/innen werden dann demnächst die Gebäudekostenstellen einrichten.

Ende Juli findet eine IT-Schulung zur Haushaltsplanung statt, anschließend kann dann mit den Haushaltsplanungen begonnen werden.

Weitere Details zu den neuen Haushalten werden wir in einer eigenen Rubrik hier auf der DoppikSeite beschreiben.

In einem weiteren Teilprojekt bearbeiten wir nun auch die Zusammenarbeit zwischen dem Kindertagesstättenwerk und der Kirchenkreisverwaltung. Die bisherigen Regelungen stammen aus dem Jahr 2015, die nicht mehr aktuell sind.

Einerseits durch die Doppik-Einführung, andererseits durch das neue Kita-Gesetz verändern sich verschiedene Abläufe. Diese werden nun in einem neuen Aufgabenverteilungsplan und in Prozessbeschreibungen und ggf. in einer Dienstanweisung beschrieben.

Weiteres Vorgehen:

In den nächsten Monaten werden wir die grundlegenden Konzepte weiter fortschreiben. Dazu gehört auch eine Dienstanweisung Finanzbuchhaltung, die gem. § 48 KKVwG für die kaufmännische Buchführung vorgesehen ist.

Darüber hinaus werden dann die Schulungen der Arbeitsstelle IT der Landeskirche in vielen Terminen stattfinden.

Außerdem finden, neben den bereits für die Mitarbeitenden der Finanzabteilung durchgeführten Grundlagenschulungen, weitere Schulungen insbesondere für Mitarbeitende aus den anderen Fachabteilungen statt. Ein Schwerpunkt liegt hier auf der Vermittlung der Unterschiede zwischen der Kameralistik und dem kaufmännischen Rechnungswesen.

Dies erfolgt anhand der neuen Rechenwerke

  • Bilanz
  • Ergebnisplan
  • Kapitalflussplan.

Doppik-Lotse: Herr Friedemann Schott

Insbesondere für die Begleitung der Kirchengemeinden bei der Einführung der kaufmännischen Buchführung haben wir Unterstützung erhalten!

Herr Friedemann Schott, Ruheständler aus dem Kirchenkreis, stellt sich zur Verfügung um die Kirchengemeinden in Fragen der Umstellung insbesondere im Umgang mit neuen Haushaltsplänen und Berichten zu unterstützen. Da er schon vor ca. 8 Jahren einen ähnlichen Prozess in seiner Heimatkirchengemeinde im Rheinland begleitet hat und die Notwendigkeit zur Unterstützung der Kirchengemeinden erkannt hat, möchte er sich auch gerne hier engagieren: 

„Mein Name ist Friedemann Schott. Ich bin 63 Jahre alt und lebe als Ruheständler in Schaalby. Ich habe die letzten 20 Jahre meiner beruflichen Laufbahn als Leiter der Betriebsbuchhaltung eines Automobil-Produktionswerkes im Rheinland gearbeitet. Ehrenamtlich war ich in der ev. ref. Kirchengemeinde in Wülfrath Ausschuss-Vorsitzender im Finanzausschuss und habe in dieser Funktion die Umstellung von der Kameralistik zur kaufmännischen Buchführung begleitet.

Gegenüber der Kameralistik bietet die kaufmännische Buchführung mehr Transparenz über die Finanzsituation der Gemeinde und die verfügbaren Ressourcen.

Auch Ihrer Kirchengemeinde steht nun die „Doppik-Umstellung“ bevor und ich möchte Ihnen hierbei meine Hilfe anbieten, Ihre Fragen beantworten und Sie über einige Chancen informieren, die diese Umstellung auch für Ihre Kirchengemeinde attraktiv macht.

Sie erreichen mich per Email unter der Adresse doppik-hotline@kirche-slfl.de.“

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Schleswig, den 12.07.2021

gez. Georg Mohr


6. Projekt-Info

Informationen zum Haushaltsplan
In einer neuen Rubrik stehen Ihnen nun Informationen zum neuen Haushaltsplan zur Verfügung: 

Wenn Sie dazu aber auch insgesamt zum Doppik-Projekt Fragen haben, können Sie gerne den Doppik-Lotsen, Herr Schott dazu mailen:
doppik-hotline@kirche-slfl.de

Bis zur nächsten Projekt-Info

Schleswig, den 3.8.2021

gez. Georg Mohr 


7. Projekt-Info

Neue Rubriken – neue Beiträge

Hiermit informiere ich Sie über die Erweiterung der Doppik-Seite. Wir haben folgende neue Rubriken eingerichtet:

  • Präsentation Elisabethheim: hier ist die Präsentation, die wir den 19 Kirchengemeinden am 31.08.2021 vorgestellt haben, abgelegt.
  • Doppik-Lotse: hier ist ein Beispiel zum Thema „Ressourcenverbrauch“ abgelegt, das den Zusammenhang zwischen Anschaffungen – Abschreibungen – Rücklagen erläutert. Außerdem jeweils ein Muster und ein Beispiel für eine Ergebnisrechnung und einer Bilanz.

Wie schon in der Veranstaltung im Elisabethheim verkündet, sind alle aufgerufen, weitere Themen des kaufmännischen Rechnungswesens zu benennen, die der Doppik-Lotse erläutern sollte: bitte per Mai an: doppik-hotline@kirche-slfl.de

Außerdem ist in der Rubrik „HH-Planung“ eine weitere Information abgelegt!

So hoffe ich, dass Ihnen diese weiteren Dokumente und Informationen helfen, das kaufmännische Rechnungswesen ein Stück weiter zu verstehen!

Schleswig, den 1.9.2021

gez. Georg Mohr


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