Aktuelle Projekt-Informationen

1. Projekt-Info

Zu Beginn wurde folgende Projektorganisation installiert:

Das Projekt ist in 5 Teilprojekte untergliedert:

  • Teilprojekt Grundvermögen: in diesem Teilprojekt werden insbesondere die Erfassung und Bewertung der Grundstücke und Gebäude bearbeitet, aber auch der beweglichen Vermögensgegenstände.
  • Teilprojekt Haushalt und Finanzbuchhaltung: in diesem Teilprojekt werden alle neuen kaufmännischen Instrumente für die Haushaltsplanung und für den Betrieb der Finanzbuchhaltung bearbeitet.
  • Teilprojekt Recht & Organisation: in diesem Teilprojekt werden organisatorische Instrumente erarbeitet, die für einen effektiven und effizienten kaufmännischen Betrieb der Finanzabteilung und der Gesamtorganisation notwendig sind.
  • Teilprojekt IT: in diesem Teilprojekt wird die neue Finanzsoftware Navision 2016 (Nav 16) eingerichtet, zusammen mit der Arbeitsstelle IT der Landeskirche und dem Rechenzentrum ECKD Kigst GmbH.
  • Teilprojekt Bisherige Umsteigen: in diesem Teilprojekt werden die bisher auf die kaufmännische Buchhaltung umgestellten Kirchengemeinden bearbeitet, insbesondere hinsichtlich der erstmaligen Eröffnungsbilanzen und der Jahresabschlüsse.

In den o.g. Teilprojekten wurde für die noch nicht umgestellten Kirchengemeinden folgende Arbeitspakete initiiert und bearbeitet:

  • Erfassung und Bewertung der Grundstücke und Gebäude
  • Organisierung der Vor-Ort-Inventuren im Kirchenkreis, den Kirchengemeinden, dem Kitawerk, dem Regionalzentrum und dem Friedhofsverband
  • Inventur- und Bewertungsdokumentation
  • Mandanten und Rechtsträger
  • Kostenstellen und Sachkonten
  • Neue Haushaltsstrukturen für die zukünftigen Mandanten
  • Neue Haushaltspläne
  • Organisation der Finanzabteilung
  • Prozessbeschreibungen
  • Aufgabenverteilungsplan für die Finanzabteilung
  • Nutzungsberechtigungen für die neue Finanzsoftware
  • Einrichtung der Haushaltspläne
  • Erstellung der Eröffnungsbilanzen und der Jahresabschlüsse für die bereits umgestellten Kirchengemeinden.

Auch wenn bereits zahlreiche Erfahrungen zur Einführung der kaufmännischen Buchführung in der Kirchenkreisverwaltung bestehen, sind noch viele Einzelfragen in allen Teilprojekten zu klären.

Die Umstellung der restlichen Kirchengemeinden soll zum 01.01.2022 erfolgen. Der Start der externen Begleitung des Projektes war durch die Corona-Krise schwierig, da zunächst keine Vor-Ort-Termine möglich waren. Nunmehr erfolgt die Beratung über das Videokonferenz-System „Jitsi“. In vielen Arbeitsgruppensitzung konnten so schon bereits einige Arbeitspakete abgeschlossen werden.

Die externen Berater hoffen aber, bald wieder vor Ort sein zu können, da das persönliche Gespräch oft notwendig ist, um eine gute Beratung zu gewährleisten und Fragen zu klären.

Anfang Februar erhalten die Kirchengemeinden, das Kitawerk, das Regionalzentrum und der Friedhofsverband Unterlagen und Anweisungen zur Durchführung der Vor-Ort-Inventuren zur Erfassung des beweglichen Vermögens inklusive der Kunst- und Kulturgegenstände. Da für die erstmalige Erfassung eine Wertgrenze von 1.190,-- € brutto von der Nordkirche festgelegt wurde, hält sich der Erfassungsaufwand aber in Grenzen, auch da nur die Anschaffungen der letzten 10 Jahre relevant sind.

Im Februar werden wir einen Plan zur Einbindung und Schulung der Kirchengemeinden und der weiteren Mandanten erarbeiten und in der nächsten Projekt-Info veröffentlichen.

Im Downloadbereich auf dieser Doppik-Seite werden spezielle Informationen zum Doppik-Projekt veröffentlicht:

  • Grundlagen zum kaufmännischen Rechnungswesen: hier finden Sie die jeweiligen Gesetze und Verordnungen der Nordkirche.
  • HH-Planung: hier werden wir Hinweise zum neuen Haushaltsplan und zum Planungsprozess geben.
  • Finanzbuchhaltung: hier werden alle Erneuerung in der Finanzbuchhaltung, die für die Kirchengemeinden und weiteren Mandanten relevant sind, bekanntgegeben.
  • Neue Formulare: hier werden neue Doppik-Formulare zum Downloaden bereitgestellt.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Georg Mohr
Projektleiter


2. Projekt-Info

Informationen und Schulungen für KGR, Ehrenamtliche und Mitarbeitende in den Gemeindebüros

Folgende Informationen werden wir für diese Zielgruppe erarbeiten:

1. Neue Begrifflichkeiten zur Doppik
2. Grundlagen zur Doppik
3. Grundlagen zum neuen Haushaltsplan

Diese Dokumente werden hier auf der Doppik-Homepage in der nächsten Zeit bis zum Sommer 2021 sukzessive zur Verfügung gestellt.

Darüber hinaus werden wir im Herbst 2021 die Kirchengemeinden / Gemeindebüros über die verwaltungstechnischen Veränderungen zur Doppik informieren. Folgende Themen werden wir dazu u.a. aufbereiten:

  • Änderung der Bankkonten
  • Neuer Anordnungs-Stempel
  • Abwicklung / Abrechnung der Handkassen
  • Verfahren zur Auslagenerstattung
  • Verfahren für Vorschüsse
  • Neue Vordrucke im Downloadbereich ab 1.1.22
  • Wegfall der Inventarisierung vor Ort
  • Neue Zuständigkeiten in der Kirchenkreisverwaltung.

Im Rahmen der Vorstellung der neuen Haushaltspläne im Herbst 2021 werden wir neben den o.g. Grundlagen zum neuen Haushaltsplan die jeweiligen Details vorstellen.

Folgende Schulungen sind dann für diese Zielgruppe vorgesehen:

  • Grundlagen der Bilanz: ab 01.06. 2022
  • Grundlagen des Jahresabschlusses: ab 01.06. 2023

Die endgültigen Termine richten sich dann nach den jeweiligen Erstellungsterminen der erstmaligen Eröffnungsbilanzen und des ersten kaufmännischen Jahresabschlusses.

Sofern weitere Themen für Sie relevant werden sollten, werden wir Sie hierüber in den nächsten Projekt-Infos informieren.

Nienburg, den 22.02.2021

gez. Georg Mohr


3. Projekt-Info

Begriffsdefinition

Unter der Rubrik „Begriffsdefinitionen“ finden Sie nunmehr eine Übersicht mit den Begriffen des kaufmännischen Rechnungswesens, wie sie in der Rechtsverordnung (KRHhFVO: siehe auch Downloadbereich) veröffentlicht wurden.

Wir werden aber ergänzend hierzu noch eine Übersicht mit den wichtigsten Begriffsdefinitionen erstellen, in der dann auch noch die jeweiligen Abkürzungen und die „alten“ kameralen Begriffe enthalten sind.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Nienburg, den 30.03.2021

gez. Georg Mohr


4. Projekt-Info

Glossar:
Wie angekündigt, haben wir nunmehr eine weitere Übersicht unter der Rubrik „Begriffsdefinitionen“ abgelegt: „Doppik-Glossar“.

Hier finden Sie zu den wichtigsten Begriffen zum kaufmännischen Rechnungswesen und sofern vorhanden, den bisherigen kameralen Begriff.

Projektfortschritt:

Das Projekt hat jetzt Fahrt aufgenommen! In den Teilprojekten arbeiten wir derzeit an vielen Konzepten, die sowohl für die Einführung wichtig sind, als auch für einen guten Verwaltungsbetrieb wichtig sind:

  • Belegablage
  • Konventionen zur Eingabe von Debitoren und Kreditoren
  • Haushaltsrichtlinie
  • Kontierungsrichtlinie / Kontierungshilfe
  • Prozessbeschreibungen zu den jeweiligen Haushaltsplanungen
  • Bewertung von Forderungen
  • Mandantenstrukturkonzept
  • Digitale Ablagestrukturen.

Bis Mitte Mai wird die neue Finanzsoftware NAV16 durch die Arbeitsstelle IT (AIT) der Landeskirche auf der Grundlage des Mandantenstrukturkonzeptes eingerichtet, so dass im Sommer mit den Haushaltsplanungen begonnen werden kann.

Bis dahin werden wir dazu auf dieser „Doppik-Seite“ die neuen HH-Strukturen darstellen und erläutern.

Verwaltungsintern finden derzeit Grundlagenschulungen zum kaufmännischen Rechnungswesen statt.

Die Inventuren vor Ort sind nun abgeschlossen („Vielen Dank dafür!“), so dass jetzt die Daten in die Anlagenbuchhaltung eingegeben werden können.

Demnächst beginnen dann die jeweiligen Softwareschulungen, die durch die AIT durchgeführt werden.

Außerdem wurde das Teilprojekt „Kindertagesstättenwerk“ eingerichtet. Hier wird die Zusammenarbeit zwischen der Kirchenkreisverwaltung in Schleswig und dem Kitawerk in Flensburg im Hinblick auf die Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens und des neuen Kindertagesstättengesetz (KiTaG) geregelt.

Soweit zum derzeitigen Projektstand.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Schleswig, den 13.05.2021.2021

gez. Georg Mohr


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