Aktuelle Projekt-Informationen

Begriffsdefinition

Unter der Rubrik „Begriffsdefinitionen“ finden Sie nunmehr eine Übersicht mit den Begriffen des kaufmännischen Rechnungswesens, wie sie in der Rechtsverordnung (KRHhFVO: siehe auch Downloadbereich) veröffentlicht wurden.

Wir werden aber ergänzend hierzu noch eine Übersicht mit den wichtigsten Begriffsdefinitionen erstellen, in der dann auch noch die jeweiligen Abkürzungen und die „alten“ kameralen Begriffe enthalten sind.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Nienburg, den 30.03.2021

gez. Georg Mohr

Glossar:
Wie angekündigt, haben wir nunmehr eine weitere Übersicht unter der Rubrik „Begriffsdefinitionen“ abgelegt: „Doppik-Glossar“.

Hier finden Sie zu den wichtigsten Begriffen zum kaufmännischen Rechnungswesen und sofern vorhanden, den bisherigen kameralen Begriff.

Projektfortschritt:

Das Projekt hat jetzt Fahrt aufgenommen! In den Teilprojekten arbeiten wir derzeit an vielen Konzepten, die sowohl für die Einführung wichtig sind, als auch für einen guten Verwaltungsbetrieb wichtig sind:

• Belegablage
• Konventionen zur Eingabe von Debitoren und Kreditoren
• Haushaltsrichtlinie
• Kontierungsrichtlinie / Kontierungshilfe
• Prozessbeschreibungen zu den jeweiligen Haushaltsplanungen
• Bewertung von Forderungen
• Mandantenstrukturkonzept
• Digitale Ablagestrukturen.

Bis Mitte Mai wird die neue Finanzsoftware NAV16 durch die Arbeitsstelle IT (AIT) der Landeskirche auf der Grundlage des Mandantenstrukturkonzeptes eingerichtet, so dass im Sommer mit den Haushaltsplanungen begonnen werden kann.

Bis dahin werden wir dazu auf dieser „Doppik-Seite“ die neuen HH-Strukturen darstellen und erläutern.

Verwaltungsintern finden derzeit Grundlagenschulungen zum kaufmännischen Rechnungswesen statt.

Die Inventuren vor Ort sind nun abgeschlossen („Vielen Dank dafür!“), so dass jetzt die Daten in die Anlagenbuchhaltung eingegeben werden können.

Demnächst beginnen dann die jeweiligen Softwareschulungen, die durch die AIT durchgeführt werden.

Außerdem wurde das Teilprojekt „Kindertagesstättenwerk“ eingerichtet. Hier wird die Zusammenarbeit zwischen der Kirchenkreisverwaltung in Schleswig und dem Kitawerk in Flensburg im Hinblick auf die Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens und des neuen Kindertagesstättengesetz (KiTaG) geregelt.

Soweit zum derzeitigen Projektstand.

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Schleswig, den 13.05.2021.2021

gez. Georg Mohr

Projektfortschritt:

Neben der Fortschreibung der Konzepte und Richtlinien werden im Projekt nunmehr die Haushaltsplanungen vorbereitet.

Hierzu wurden durch die Arbeitsstelle IT der Landeskirche die neue Haushaltsstrukturen eingerichtet:

• Mandanten: in der kameralen Buchführung waren das die „Rechtsträger“
• Rechtsträger (Rtr) oder Teilhaushalte (THH): sofern eine Kirchengemeinde neben dem eigenen (Teil-) Haushalt noch einen Friedhof und / oder einen Kindergarten hat, werden diese einzeln hier abgebildet. Sie werden dann in einem Ergebnishaushalt zusammengefasst.
• Kostenstellen: wie schon kameral, werden Orte der Kostenentstehung in verschiedenen Kostenstellen abgebildet.
• Sachkonten: die kameralen Haushaltsstellen werden in der kaufmännischen Buchführung in Sachkonten abgebildet.

Die Haushaltssachbearbeiter/innen werden dann demnächst die Gebäudekostenstellen einrichten.

Ende Juli findet eine IT-Schulung zur Haushaltsplanung statt, anschließend kann dann mit den Haushaltsplanungen begonnen werden.

Weitere Details zu den neuen Haushalten werden wir in einer eigenen Rubrik hier auf der DoppikSeite beschreiben.

In einem weiteren Teilprojekt bearbeiten wir nun auch die Zusammenarbeit zwischen dem Kindertagesstättenwerk und der Kirchenkreisverwaltung. Die bisherigen Regelungen stammen aus dem Jahr 2015, die nicht mehr aktuell sind.

Einerseits durch die Doppik-Einführung, andererseits durch das neue Kita-Gesetz verändern sich verschiedene Abläufe. Diese werden nun in einem neuen Aufgabenverteilungsplan und in Prozessbeschreibungen und ggf. in einer Dienstanweisung beschrieben.

Weiteres Vorgehen:

In den nächsten Monaten werden wir die grundlegenden Konzepte weiter fortschreiben. Dazu gehört auch eine Dienstanweisung Finanzbuchhaltung, die gem. § 48 KKVwG für die kaufmännische Buchführung vorgesehen ist.

Darüber hinaus werden dann die Schulungen der Arbeitsstelle IT der Landeskirche in vielen Terminen stattfinden.

Außerdem finden, neben den bereits für die Mitarbeitenden der Finanzabteilung durchgeführten Grundlagenschulungen, weitere Schulungen insbesondere für Mitarbeitende aus den anderen Fachabteilungen statt. Ein Schwerpunkt liegt hier auf der Vermittlung der Unterschiede zwischen der Kameralistik und dem kaufmännischen Rechnungswesen.

Dies erfolgt anhand der neuen Rechenwerke

• Bilanz
• Ergebnisplan
• Kapitalflussplan.

Doppik-Lotse: Herr Friedemann Schott

Insbesondere für die Begleitung der Kirchengemeinden bei der Einführung der kaufmännischen Buchführung haben wir Unterstützung erhalten!

Herr Friedemann Schott, Ruheständler aus dem Kirchenkreis, stellt sich zur Verfügung um die Kirchengemeinden in Fragen der Umstellung insbesondere im Umgang mit neuen Haushaltsplänen und Berichten zu unterstützen. Da er schon vor ca. 8 Jahren einen ähnlichen Prozess in seiner Heimatkirchengemeinde im Rheinland begleitet hat und die Notwendigkeit zur Unterstützung der Kirchengemeinden erkannt hat, möchte er sich auch gerne hier engagieren: 

„Mein Name ist Friedemann Schott. Ich bin 63 Jahre alt und lebe als Ruheständler in Schaalby. Ich habe die letzten 20 Jahre meiner beruflichen Laufbahn als Leiter der Betriebsbuchhaltung eines Automobil-Produktionswerkes im Rheinland gearbeitet. Ehrenamtlich war ich in der ev. ref. Kirchengemeinde in Wülfrath Ausschuss-Vorsitzender im Finanzausschuss und habe in dieser Funktion die Umstellung von der Kameralistik zur kaufmännischen Buchführung begleitet.

Gegenüber der Kameralistik bietet die kaufmännische Buchführung mehr Transparenz über die Finanzsituation der Gemeinde und die verfügbaren Ressourcen.

Auch Ihrer Kirchengemeinde steht nun die „Doppik-Umstellung“ bevor und ich möchte Ihnen hierbei meine Hilfe anbieten, Ihre Fragen beantworten und Sie über einige Chancen informieren, die diese Umstellung auch für Ihre Kirchengemeinde attraktiv macht.

Sie erreichen mich per Email unter der Adresse doppik-hotline@kirche-slfl.de.“

Bis zur nächsten Projekt-Info.

Schleswig, den 12.07.2021

gez. Georg Mohr

Informationen zum Haushaltsplan
In einer neuen Rubrik stehen Ihnen nun Informationen zum neuen Haushaltsplan zur Verfügung: 

Wenn Sie dazu aber auch insgesamt zum Doppik-Projekt Fragen haben, können Sie gerne den Doppik-Lotsen, Herr Schott dazu mailen:
doppik-hotline@kirche-slfl.de

Bis zur nächsten Projekt-Info

Schleswig, den 3.8.2021

gez. Georg Mohr 

Neue Rubriken – neue Beiträge

Hiermit informiere ich Sie über die Erweiterung der Doppik-Seite. Wir haben folgende neue Rubriken eingerichtet:

• Präsentation Elisabethheim: hier ist die Präsentation, die wir den 19 Kirchengemeinden am 31.08.2021 vorgestellt haben, abgelegt.
• Doppik-Lotse: hier ist ein Beispiel zum Thema „Ressourcenverbrauch“ abgelegt, das den Zusammenhang zwischen Anschaffungen – Abschreibungen – Rücklagen erläutert. Außerdem jeweils ein Muster und ein Beispiel für eine Ergebnisrechnung und einer Bilanz.

Wie schon in der Veranstaltung im Elisabethheim verkündet, sind alle aufgerufen, weitere Themen des kaufmännischen Rechnungswesens zu benennen, die der Doppik-Lotse erläutern sollte: bitte per Mai an: doppik-hotline@kirche-slfl.de

Außerdem ist in der Rubrik „HH-Planung“ eine weitere Information abgelegt!

So hoffe ich, dass Ihnen diese weiteren Dokumente und Informationen helfen, das kaufmännische Rechnungswesen ein Stück weiter zu verstehen!

Schleswig, den 1.9.2021

gez. Georg Mohr

Letzte Projektarbeiten

So, nun ging es ganz schnell und der „Echtbetrieb“ zum 1.1.2022 steht schon vor der Tür!
Wie bereits in vorherigen Projekt-Info´s geschrieben, war die letzte Projektphase einerseits durch Schulungen, andererseits durch die Vervollständigung der vielen Dokumente geprägt, die für den Echtbetrieb als Grundlage für das zukünftige Arbeiten notwendig sind.

Neben organisatorischen Regelungen wie z.B.

• Organigramm
• Aufgabenverteilungsplan
• Prozessbeschreibungen
• Dienstanweisung Finanzen

waren es insbesondere die inhaltlichen Beschreibungen zum kaufmännischen Rechnungswesen, die es zu vollenden galt. Hier sind es insbesondere folgende:

• Haushalts-Richtlinie
• Kontierungshilfe
• Kontierungs-Richtlinie.

Es ist aber allen Beteiligten bewusst, dass diese im Echtbetrieb anzupassen und fortzuschreiben sind, so dass es sich um „lebende Dokumente“ handelt.

Unter dem Thema „Schulungen“ haben wir im November auch drei Schulungstermine für die Sekretärinnen der Gemeindebüros und den Diensten und Werken durchgeführt. In Flensburg-Weiche, Havetoft und Schleswig wurden den Teilnehmer/innen die Veränderungen, die durch das kaufmännische Rechnungswesen die Gemeindebüros betreffen, vermittelt. Diese wurden in einer Handreichung dokumentiert und werden nochmals aktualisiert an alle Kirchengemeinderäte und Gemeindebüros im Nachgang versandt. Insbesondere auch für die Gemeindebüros, die an den Schulungsterminen leider nicht teilnehmen konnten.

Darüber hinaus erhielten die Teilnehmer/innen zwei neue Stempel: „Anordnungsstempel“ und „Neue Bankverbindung“. Hierbei handelt es sich um die beiden wichtigsten Änderungen, die die Kirchengemeinden betreffen.

Sofern zu den in der Handreichung dokumentierten Änderungen Erklärungsbedarf besteht, stehen Ihnen die Haushaltssachbearbeiter/innen gem. den neuen Zuständigkeiten gerne zur Verfügung.
Diese und auch die neuen Formulare, die ab dem 1.1.2022 zu verwenden sind, werden dann Anfang Januar auf der Homepage des Kirchenkreises unter der Rubrik „Kirchenkreisverwaltung“ veröffentlicht.

Letztendlich war auch ein Ergebnis dieser Schulungen, dass solche Treffen mit der Kirchenkreisverwaltung jährlich stattfinden sollten, um aktuelle Veränderungen etc. zu besprechen. 
 
Echtbetrieb

Am 01.01.2022 beginnt der Echtbetrieb mit der neuen Finanzsoftware NAV16.

Wir hoffen, möglichst alle Themen, die für einen guten Start wichtig sind, bearbeitet zu haben. Dies wird sich in den ersten drei Monaten zeigen!
Alle Beteiligten sind aber aufgefordert, ungeklärte Sachverhalte und auftretende Probleme, die mit der Doppik verbunden sind, an die Finanzabteilung zu melden, so dass zeitnahe Lösungen erarbeitet werden können.

Auch hier gilt der Spruch des Projektleiters:
„Kinder, greift zum Äußersten: redet miteinander!“

In diesem Sinne wünsche ich allen Beteiligten einen guten Start in den Echtbetrieb.

Schleswig, den 9.12.2021

gez. Georg Mohr

Doppik-Echtbetrieb
Nun läuft der Echtbetrieb mit der neuen Finanzsoftware NAV16 schon seit über 3 Monaten.

Der Start wurde leider durch zahlreiche Krankheitsfälle, auch durch Corona, behindert. So konnten auch die beiden externen Berater erst Ende Februar die Arbeiten vor Ort wieder aufnehmen, vorher war nur eine Kommunikation per Mail oder Video möglich.

Nun zeigt sich, wie die im Projekt erarbeiteten Doppik-Konzepte und Organisationsinstrumente wie Aufgabenverteilungspläne, Dienstanweisungen und Prozessbeschreibungen in der Praxis umgesetzt werden können. Sie werden derzeit aufgrund der gemachten Erfahrungen im Echtbetrieb entsprechend angepasst.

Hierbei wird nun deutlich, dass es sich bei der Einführung des kaufmännischen Rechnungswesens / der Doppik nicht nur um die Einführung einer neuen Finanzsoftware und eines neuen Buchungsstiles handelt, sondern auch bzw. insbesondere um einen Lern- und Organisationsentwicklungsprozess.

Wie auch schon in den Veranstaltungen mit den Kirchengemeinderäten und den Gemeindesekretärinnen angedeutet, dauert so ein Lernprozess ca. 3 Jahre, bis alle Veränderungen, wie bei der Kameralistik, bei allen Beteiligten in „Fleisch und Blut“ übergegangen sind.

Weiteres Vorgehen
Nachdem nun die Haushaltspläne für das Jahr 2022 erstellt wurden, gilt es nun, die erstmaligen Eröffnungsbilanzen zum 01.01.2022 für die jetzt umgestellten Mandanten zu erstellen. Dazu müssen zunächst die kameralen Abschlüsse zum 31.12.2021 erstellt sein.

Dies sollte möglichst bis zur nächsten Periode der Erstellung der Haushaltpläne für das Jahr 2023 abgeschlossen.

Für die weiteren Abteilungen, neben der Finanzabteilung, sollen nun auch die klassischen Organisationsinstrumente erarbeitet werden, so dass insbesondere die Schnittstellen zwischen den Abteilungen der Kirchenkreisverwaltung, aber auch mit den externen Organisationseinheiten, geklärt und beschrieben werden.

So zeigt sich, dass es noch viel zu tun gibt, um in einen „normalen“ Echtbetrieb zu kommen.

Abschluss
Mit dieser 9.Projekt-Info beende ich meine Berichterstattung zum Doppik-Projekt. Wie es dann im Echtbetrieb weitergeht, erfahren Sie dann direkt im Rahmen der Zusammenarbeit mit der Kirchenkreisverwaltung.

Gutes Gelingen dazu wünscht Ihnen

gez. Georg Mohr